Noter vos dépenses et vos autres recettes

Ajouter une dépense

En haut, les autres recettes ; en dessous, un seul bloc de dépenses, avec un seul total. Chaque bloc a son bouton Ajouter, qui ouvre une fenêtre d'une ligne : la catégorie (matériel, assurance, médiation de la consommation, logiciels, comptabilité et banque, formation, déplacements, communication, cotisations professionnelles, salaires et honoraires, autre), un nom, le montant et la date. Elle vient en déduction dans « Ce qu'il vous reste », dans l'export des dépenses et dans le classeur de l'année pour votre comptable. Les listes montrent les huit premières lignes ; un bouton affiche les autres.

Pour une dépense qui revient chaque mois (assurance, médiation de la consommation, logiciel), cochez Revient chaque mois : elle s'ajoute ensuite toute seule, le même jour, sans notification. Elle se range en tête du bloc des dépenses, dans l'encadré Reviennent chaque mois, où l'on peut la modifier (la prime d'assurance augmente), l'arrêter ou la supprimer, sans jamais toucher aux lignes déjà ajoutées. Les mois passés ne sont pas ajoutés : notez-les à la main si besoin.

Un même contrat (loyer d'une salle, assurance, médiation de la consommation, logiciel, expert-comptable, cotisation) ne se note qu'une fois par mois, et une seule fois dans les dépenses mensuelles : Moovalys refuse la seconde. Le matériel, les déplacements ou une formation peuvent, eux, se noter autant de fois que nécessaire. Deux assurances de noms différents (RC pro, multirisque) restent possibles.

Le loyer d'une salle se note ici aussi, pour qui gère la structure : choisissez la catégorie « Loyer d'une salle » puis la salle (ou « Autre local »). Son intitulé se déduit de la salle et du mois, et la Rentabilité le répartit sur les heures passées dans la salle. Il peut se répéter chaque mois. Dans une structure cloisonnée, cette page est personnelle : le loyer de la structure a sa propre section en bas de la page, et n'est jamais déduit d'un coach. Le coût des salles d'un coach, lui, se calcule déjà depuis ses lieux : ne le notez pas ici, il serait compté deux fois.

Les frais avancés par un membre

Dans une structure, quelqu'un peut acheter du matériel de sa poche. À la saisie, choisissez Payée par : la structure, ou la personne qui a avancé la somme. La dépense compte tout de suite, et un encadré dit combien il reste à rembourser à chacun. Quand vous l'avez défrayé, cliquez sur Marquer remboursé : la date est gardée, et l'export la reprend.

Les autres recettes

Subvention, don, partenariat, prestation facturée à un organisme, vente de matériel : ce que vous recevez sans vendre une offre à un client. Indiquez de qui vient l'argent (ARS, commune, fondation), c'est ce que demandent les financeurs. Ces recettes s'ajoutent dans « Ce qu'il vous reste » mais n'entrent pas dans le chiffre d'affaires encaissé, ni dans la base des cotisations estimées.

Qui voit quoi

Un coach seul et une structure partagée voient les dépenses de l'organisation. Un coach d'une structure cloisonnée voit les siennes, jamais celles de la structure ni de ses confrères : chacun reste financièrement indépendant.

Consulter l'onglet demande le droit « Voir les finances ». Noter, supprimer, marquer remboursé ou répéter une dépense ou une recette demande en plus « Gérer les règlements ». Un coach d'une structure cloisonnée a les deux par défaut. Dans une structure partagée, l'administrateur donne les deux droits à son trésorier, et « Voir les finances » seul suffit pour un lecteur : il voit les lignes, sans pouvoir en ajouter.